FORMATO DE
CONSULTA DE DOCUMENTOS
LEY 594 DE
POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS Y SE
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES
TITULO VI ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Artículo 27.
Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de
los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme
a la Constitución o a la Ley.
ACUERDO
No. 060 (30 de octubre de 2001)
Por el cual se establecen pautas
para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones
oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas,
formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción
de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de
servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las
comunicaciones recibidas
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el
procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente
o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número
de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Consecutivo: Debe
anotarse en forma consecutiva el número correspondiente de cada una de las
carpetas a prestarse.
N° de carpeta: se escribe
el número de la carpeta a consulta, el cual se encuentra ubicado en el rotulo
de la carpeta.
N° de caja: se ingresa
el numero de la caja donde se encuentran conservadas las carpetas, este numero
se encuentra en el rotulo de la caja.
N° de folios: se anota el
número total de folios retirados de la carpeta
Nombre del Documento: se ingresa el nombre
de la subserie del documento.
Funcionario que facilito el documento: se registra el nombre
completo de la persona que presto el
documento.
INFORMACION DEL USUARIO
Nombre de la persona o entidad: se escribe el nombre
de la persona que solicita el documento y/o e l nombre de la entidad.
Dependencia: se ingresa el código de la dependencia a
la cual pertenece el usuario.
DOCUEMENTO ENTREGADO
Fecha de retiro: se anota la respectiva fecha del día en
que se realiza el trámite de consulta
Firma de usuario: firma de la persona y/o entidad que
solicita la consulta
DOCUMENTO RECIBIDO
Fecha de devolución: se ingresa la fecha en la cual se hace
efectiva la devolución del documento (Día, Mes y Año)
Firma de usuario: firma de la persona y/o entidad que solicita
la consulta
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